Nordrhein-Westfalen: Praxisleitfaden: Wettbewerbsregister und Zuverlässigkeitsprüfung nach § 75a GO NRW

Die Veränderungen im Unterschwellenvergaberecht Nordrhein-Westfalens werfen grundlegende Fragen zum transparenten und rechtskonformen Umgang mit Einträgen im Wettbewerbsregister auf. In diesem Praxisleitfaden geben wir eine Orientierung und zeigen, wie die Dokumentation im Vergabemanagementsystem gelingt.
Seit Ankündigung des neuen § 75a GO NRW erreichen uns zahlreiche Anfragen aus der kommunalen Praxis in Nordrhein-Westfalen – sowohl direkt von unseren Kunden als auch im Rahmen unserer Schulungen in der cosinex Akademie. Zunehmend wird die Frage gestellt: Wie ist mit Registereinträgen umzugehen, wenn die rechtliche Verweiskette zu den Ausschlussgründen durchbrochen ist, weil UVgO und VOB/A als Brückennormen entfallen?
Wir geben in diesem Praxisleitfaden eine Orientierung: Die Abfragepflicht bleibt bestehen. 
Eine ausdrückliche vergabeordnungsrechtliche Ausschlussfolge (wie bisher über UVgO/VOB/A) ist im kommunalen Unterschwellenbereich nicht mehr normiert. Registertreffer sind daher über eine dokumentierte Einzelfall- und Prognoseentscheidung am Maßstab des § 75a Abs. 1 GO NRW zu bewerten.

Kein rechtsfreier Raum
Der Systemwechsel ist radikal: Seit dem 1. Januar 2026 ist für Kommunen in Nordrhein-Westfalen die Anwendungspflicht der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und des Abschnitts 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) entfallen. An ihre Stelle tritt § 75a der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) als zentrales Leitregime.
Dies bedeutet jedoch keinen rechtsfreien Raum. Die Verfahrensordnungen weichen dem neuen § 75a GO NRW. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sparsamkeit, Gleichbehandlung und Transparenz gelten fort.
 

Unser Fahrplan für die Praxis
In der Praxis führt dieser Regimewechsel zu einer nicht banalen Frage beim Wettbewerbsregister: Die Abfragepflicht ist bundesgesetzlich in § 6 Abs. 1 WRegG geregelt und gilt auch im Unterschwellenbereich ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000 Euro netto (ohne Umsatzsteuer) unverändert fort. Was jedoch fehlt, ist die gewohnte „Brücke“ zur Rechtsfolge: Bisher verwiesen § 31 UVgO oder § 16 VOB/A auf die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB. Da diese Verordnungen nicht mehr gelten, fehlt eine explizite Ausschlussnorm.
Wie gehen Vergabe- und Beschaffungsstellen rechtssicher damit um, wenn das Register einen Eintrag meldet? Ein Automatismus („Treffer = Ausschluss“) verbietet sich. Stattdessen ist eine saubere Herleitung aus den Grundsätzen erforderlich.

Die Rechtsgrundlage: Wirtschaftlichkeit schlägt Formalismus
Auch ohne UVgO und VOB/A müssen Kommunen aus dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz prüfen und dokumentieren, ob der Auftragnehmer in der Lage ist, den Auftrag auszuführen. Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD) stellt in seinen FAQs klar, dass Kommunen bereits aufgrund des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes prüfen müssen, ob ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann, und diese Prüfung dokumentieren. Liegen der Kommune aus vorherigen oder bestehenden Verträgen belastbare Erkenntnisse vor, kann sie hierauf in der Dokumentation Bezug nehmen; gleiches gilt für Erfahrungen von Nachbarkommunen, sofern keine Anhaltspunkte für eine geänderte Eignung bestehen.
Die Nichtberücksichtigung eines Angebots stützt sich ab 2026 also nicht auf einen formalen Paragrafen einer Vergabeordnung, sondern auf die negative Eignungsprognose im Rahmen der haushaltsrechtlichen Vergabeentscheidung.
 

Kein Automatismus: Die Pflicht zur Einzelfallprüfung
Wichtig ist: Ein Registereintrag führt nicht automatisch zur Nichtberücksichtigung. Da Vergabestellen an den Grundsatz der Gleichbehandlung gebunden sind, darf die Entscheidung nicht willkürlich wirken. Das MHKBD betont, dass insbesondere die Entscheidungen, die Zweifel an der Gleichbehandlung aufkommen lassen könnten, dokumentiert werden müssen.
Vergabestellen müssen den Eintrag daher bewerten („Einzelfallentscheidung“):

• Relevanz: Hat der Verstoß Auswirkungen auf den konkreten Auftrag?
• Aktualität: Wie lange liegt der Vorfall zurück?
• Selbstreinigung: Hat das Unternehmen glaubhaft Maßnahmen ergriffen (z. B. personelle oder organisatorische Änderungen), um Wiederholungen zu vermeiden? Eine schematische Ablehnung allein aufgrund der Existenz eines Eintrags („Treffer = Raus“) ohne diese Abwägung wäre ggf. rechtlich angreifbar und potenziell nicht gleichbehandlungsfest.

Transparenz durch Vorbehalt im Einzelfall
Um das Verfahren für beide Seiten fair und transparent zu gestalten, sollten die Spielregeln vorab kommuniziert werden. Auch wenn formale Anforderungen an die Vergabeunterlagen entfallen, kann ein Vorbehalt formuliert werden.
 

Praxistipp für die Anfrage:
„Die Auftraggeberin prüft die Eignung und Zuverlässigkeit der Bieter. Sie behält sich vor, Angebote nicht zu berücksichtigen, wenn Erkenntnisse vorliegen, die die Zuverlässigkeit für die Auftragsausführung infrage stellen (z. B. Eintragungen im Wettbewerbsregister). Den betroffenen Unternehmen wird vor einer Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben.“
Öffentliche Auftraggeber schaffen damit Transparenz und sichern sich zugleich ab. In der Regel empfiehlt es sich, dem betroffenen Unternehmen vor einer Nichtberücksichtigung kurz Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Das ist kein formaler Selbstzweck, sondern dient der sachgerechten Prognoseentscheidung, der Fehlervermeidung und der Absicherung der Entscheidung unter den Grundsätzen von Gleichbehandlung und Transparenz (§ 75a Abs. 1 GO NRW).
 

Exkurs: Brauche ich dafür eine Satzung?
§ 75a Abs. 2 GO NRW schreibt vor, dass Einschränkungen der Vergabefreiheit (z. B. generelle Vorgaben zu Verfahrensarten wie die Pflicht zu drei Vergleichsangeboten oder öffentlichen Ausschreibungen ab bestimmten Werten) einer Satzung bedürfen.
Bei der Nichtberücksichtigung eines unzuverlässigen Bieters im konkreten Fall handelt es sich jedoch nicht um eine Einschränkung der Freiheit, sondern um die Anwendung der gesetzlichen Haushaltsgrundsätze (Wirtschaftlichkeit). Es wird daher keine Satzung benötigt, um im Einzelfall ein ungeeignetes Unternehmen abzulehnen. Vorsicht ist geboten, wenn per Dienstanweisung generelle, starre Ausschlussregeln (ohne Ermessensspielraum) für die gesamte Verwaltung aufgestellt werden – dies könnte als abstrakt-generelle Vorgabe satzungsrelevant werden.
Soweit keine Satzung vorgesehen ist, empfiehlt sich eine Aufnahme in die interne Handreichung, Checkliste oder in einen Leitfaden zur Dokumentation.
Fazit: Der Dreiklang für die Vergabe- bzw. Beschaffungsakte
Die neue Freiheit in NRW entbindet nicht von der Sorgfaltspflicht, sondern verlagert sie von der Formprüfung auf die materielle Entscheidung. Bei Registereinträgen empfiehlt sich damit folgendes Vorgehen:

1. Abfrage: Pflichtabfrage ab 30.000 € netto.
2. Bewertung: Liegen Einträge vor, sollte die Relevanz für den konkreten Auftrag geprüft und im Fall einer geplanten Nichtberücksichtigung das Unternehmen angehört werden.
3. Dokumentation: Dokumentation im Beschaffungs- bzw. Vergabevermerk, warum die Zuverlässigkeit (und damit die Wirtschaftlichkeit der Beauftragung) nicht gegeben ist.

So nutzen Sie den Spielraum des § 75a GO NRW rechtssicher: nicht durch starre Automatismen, sondern durch dokumentierte, sachgerechte Entscheidungen im Einzelfall.

Quelle: Carsten Klipstein in cosinex Blog. URL: https://csx.de/MVELR