Wir setzten auf unserer Website Cookies ein, wollen dir aber nicht auf den Keks gehen. Einige von ihnen sind notwendig, während andere uns helfen unser Onlineangebot zu verbessern. Du kannst deine Präferenzen jederzeit unter "Cookie-Einstellungen" ändern.
Produktspezifische Vorgaben sind nur in engen Grenzen zulässig
Das OLG Düsseldorf stellt klar: Technische oder wirtschaftliche Gründe müssen konkret dargelegt und nachvollziehbar belegt werden. Pauschale Hinweise auf Kompatibilitätsprobleme, Mehraufwand oder bestehende Infrastrukturen reichen nicht aus.
Sachverhalt:
Eine Stadt schrieb die Lieferung von 665 Tablets für mehrere Schulen aus. Vorgesehen war ausschließlich die Beschaffung von Geräten eines bestimmten Herstellers. Die bislang an den Schulen eingesetzten Tablets stammten ebenfalls von diesem Hersteller und wurden über ein Mobile-Device-Management-System (MDM) zentral verwaltet. Dieses System konnte nach den Angaben der Auftraggeberin ausschließlich Geräte mit dem Betriebssystem des bisherigen Herstellers verwalten.
Die Auftraggeberin begründete die produktspezifische Ausschreibung insbesondere mit technischen und wirtschaftlichen Erwägungen. Bei einer produktneutralen Beschaffung müsse entweder ein weiteres MDM-System betrieben oder das vorhandene System durch ein herstellerübergreifendes System ersetzt werden. Dies verursache erheblichen zusätzlichen Aufwand. Zudem könne ein Mischbetrieb verschiedener Geräte und Betriebssysteme zu Problemen bei der Nutzung von Apps, der Unterrichtssteuerung sowie beim Support der Lehrkräfte führen.
Im Vergabevermerk wurden unter anderem Zeit- und Kostenaufwände für eine Umstellung des MDM-Systems sowie mögliche Verluste bereits gezahlter Lizenzgebühren angeführt.
Ein konkurrierender Tablet-Hersteller rügte die Beschränkung auf den bestimmten Hersteller als Verstoß gegen das Gebot der produktneutralen Ausschreibung. Die Vergabekammer Westfalen wies den Nachprüfungsantrag zunächst zurück. Hiergegen wandte sich die Antragstellerin mit der sofortigen Beschwerde.
Beschluss:
Mit Erfolg! Das OLG Düsseldorf gab der sofortigen Beschwerde statt. Die produktspezifische Ausschreibung verstieß gegen das Gebot der produktneutralen Ausschreibung nach § 31 Abs. 1, Abs. 6 VgV und damit zugleich gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz. Die Stadt hatte nicht hinreichend dargelegt, dass die Beschaffung ausschließlich von Geräten des bisherigen Herstellers durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt war.
Das Gericht stellte zunächst klar, dass eine vorhandene technische Infrastruktur grundsätzlich ein sachlicher Grund für eine produktspezifische Beschaffung sein kann. Dies gilt insbesondere bei Hard- und Softwareumgebungen. Eine Produktvorgabe kann danach gerechtfertigt sein, wenn sie der Systemsicherheit und Funktion dient und tatsächlich bestehende Risiken, etwa Fehlfunktionen oder Kompatibilitätsprobleme, wesentlich reduziert. Bei sonstigen Kompatibilitätsproblemen – insbesondere bei IT-Komponenten – muss der Auftraggeber jedoch konkret darlegen, dass ein Systemwechsel oder eine produktneutrale Ergänzung einen unverhältnismäßigen Mehraufwand verursachen oder die Funktionalität in nicht hinnehmbarer Weise beeinträchtigen würde. Pauschale Hinweise auf mögliche Inkompatibilitäten oder allgemeine Wirtschaftlichkeitserwägungen genügen nicht.
Entscheidungserheblich war damit vor allem, dass die Stadt ihrer Darlegungs- und Feststellungslast nicht genügte. Sie konnte weder einen unverhältnismäßigen Mehraufwand für die Umstellung des MDM-Systems noch eine nicht hinnehmbare Beeinträchtigung des Schulbetriebs durch einen Mischbetrieb verschiedener Tablets konkret belegen.
Die Stadt hatte geltend gemacht, dass bei einer produktneutralen Ausschreibung entweder ein weiteres MDM-System parallel betrieben oder das bestehende System durch ein herstellerübergreifendes System ersetzt werden müsse. Der damit verbundene zusätzliche Aufwand sei wirtschaftlich nicht vertretbar.
Das überzeugte den Senat nicht. Die Ausführungen zum Parallelbetrieb blieben bereits deshalb zu allgemein, weil weder der konkrete Wartungs- und Konfigurationsaufwand noch die Häufigkeit von Aktualisierungen oder konkrete Fehlerquellen dargelegt wurden. Es fehlte damit an einer belastbaren Grundlage für die Annahme, dass der zusätzliche Aufwand tatsächlich unverhältnismäßig wäre.
Auch die Alternative einer vollständigen Umstellung auf ein herstellerübergreifendes MDM-System war nach Auffassung des Gerichts nicht von vornherein unzumutbar. Die Stadt hatte zunächst einen Umstellungsaufwand von 60 Minuten je Gerät (es waren 2.950 Geräte im Einsatz) und insgesamt 2.950 Stunden angesetzt. Diese Berechnung erwies sich jedoch als falsch; die Stadt räumte selbst ein, dass eine Vielzahl der Geräte gesammelt hätte konfiguriert werden können. Konkrete Angaben dazu, welcher tatsächliche Zeit- und Kostenaufwand bei der Umstellung anfiele, machte sie anschließend nicht. Damit ließ sich gerade nicht beurteilen, ob der Aufwand wesentlich oder unverhältnismäßig wäre.
Auch auf ihre Beschaffungsautonomie konnte sich die Stadt insoweit nicht berufen. Das OLG stellte zwar ausdrücklich klar, dass das Vergaberecht grundsätzlich nicht vorgibt, was ein öffentlicher Auftraggeber beschaffen muss, sondern wie er die Beschaffung durchzuführen hat. Hier ging es jedoch nicht um eine Kontrolle der Beschaffungsentscheidung als solcher, sondern um die gesonderte Frage, ob die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt ausnahmsweise nach § 31 Abs. 6 VgV gerechtfertigt war. Besteht kein unverhältnismäßiger Mehraufwand, kann der Auftraggeber daher gehalten sein, entsprechende Mehraufwendungen hinzunehmen, um eine vergaberechtskonforme produktneutrale Beschaffung zu ermöglichen.
Bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang die klare Absage des Senats an einen „Bestandsschutz“ der bestehenden Herstellerbindung: Es gibt keinen allgemeinen Rechtssatz, wonach eine einmal eingegangene Bindung an einen Hersteller auch bei späteren Beschaffungen fortgeführt werden darf. Vielmehr ist die Rechtfertigung einer Produktvorgabe auch bei Folgebeschaffungen jeweils anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls zu prüfen.
Schließlich konnte auch der geltend gemachte wirtschaftliche Nachteil von rund 60.000 Euro wegen des Verlusts bereits gezahlter MDM-Lizenzen die Produktvorgabe nicht rechtfertigen. Die Berechnung war nach Auffassung des Senats nicht plausibel. Sie berücksichtigte insbesondere nicht, dass für ohnehin auszutauschende Geräte neue Lizenzen erforderlich würden und bei den übrigen Geräten lediglich ein anteiliger Verlust entsprechend ihrer Restlebensdauer entstehen könne.
Auch die Argumentation, ein Mischbetrieb verschiedener Tablet-Hersteller beeinträchtige die Systemsicherheit und den laufenden Schulbetrieb, blieb dem Senat zu pauschal.
Die Stadt hatte insbesondere auf erhöhten Support- und Schulungsaufwand, mögliche Probleme bei verschiedenen Apps sowie Schwierigkeiten bei der Unterrichtssteuerung hingewiesen. Konkrete Angaben dazu, welche technischen Probleme tatsächlich auftreten, welche Anwendungen betroffen wären und welcher zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand entstehen würde, fehlten jedoch. Auch der angegebene Zeitaufwand für die Schulung der Lehrkräfte war nach Auffassung des Gerichts bereits rechnerisch nicht nachvollziehbar und nicht belegt.
Das OLG betonte, dass es keine tatsächliche Vermutung dafür gebe, dass ein Mischbetrieb verschiedener Hersteller automatisch zu Inkompatibilitäten und erheblichen Funktionseinbußen führe. Die Stadt hätte vielmehr konkret darlegen müssen, welche Lern-Apps ausschließlich mit dem bisherigen Betriebssystem funktionieren, welche konkreten Einschränkungen bei einem Mischbetrieb entstehen und welcher zusätzliche Aufwand für die Lehrkräfte tatsächlich anfällt. Auch hinsichtlich der eingesetzten Software zur Unterrichtssteuerung fehlte eine konkrete Gegenüberstellung der bestehenden Lösung und möglicher Alternativen.
Damit stand für den Senat nicht fest, dass ein produktneutraler Beschaffungsansatz zu einer nicht hinnehmbaren Beeinträchtigung der Systemsicherheit oder Funktionalität führen würde. Die von der Stadt aufgezeigten praktischen Fragen und möglichen Erschwernisse reichten hierfür nicht aus.
Entscheidend war somit nicht die grundsätzliche Unzulässigkeit einer produktspezifischen Beschaffung in einer bestehenden IT-Umgebung. Vielmehr scheiterte die Stadt daran, die von ihr behaupteten technischen und wirtschaftlichen Gründe konkret, belastbar und nachvollziehbar darzulegen. Da weder ein unverhältnismäßiger Mehraufwand noch eine nicht hinnehmbare Funktionseinbuße festgestellt werden konnte, war die Herstellerbindung nicht durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt.
Auf die Frage, ob die Gründe zudem ordnungsgemäß im Vergabevermerk dokumentiert waren oder ob nachgeschobene Gründe überhaupt berücksichtigt werden durften, kam es deshalb nicht mehr an.
Praxistipp:
Öffentliche Auftraggeber sollten produktspezifische Vorgaben besonders sorgfältig begründen und dokumentieren. Insbesondere bei IT-Beschaffungen sind konkrete Angaben zu Alternativen, tatsächlichem Mehraufwand sowie Kosten und Folgekosten erforderlich.
OLG Düsseldorf, Beschluss vom 02.09.2026, Az.: Verg 38/25
Ihr Ansprechpartner:
Lars Wiedemann, wiedemann@abst-mv.de, 0385 61738110