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Leistungen
Eignungsnachweise, die von deutschen Bietern gefordert wurden
1. Unterlagen, die von Bietern gefordert werden können, wurden in der Verordnung vom 19.05.2006 genannt. Diese Verordnung gilt als ein Maximalkatalog, daher richten sich der Umfang und die Art der Unterlagen, die bei einzelnen Verfahren gefordert werden, nach Art und Wert des Verfahrens sowie nach Ermessen des Auftraggebers.
Um Ihnen die Vorbereitung auf polnische Ausschreibungen zu erleichtern, haben wir hier die am häufigsten geforderten Unterlagen zusammengestellt:
1.1. Erklärung des Bieters nach Art. 22 und 24 des Vergabegesetzes
1.2. Referenzliste
1.3. Auszug aus dem Handelsregister
1.4. Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) 3
1.5. Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) 4
1.6. Bescheinigung über Kreditwürdigkeit
1.7. Nachweis der Haftpflichtversicherung
1.8. Unbedenklichkeitsbescheinigung
2. Bei der Vorbereitung Ihrer Unterlagen müssen Sie ebenfalls auf eine korrekte Form (z.B. Übersetzung, Kopie oder Original) der Dokumente achten.
2.1. Form
Übersetzung:
Die Vergabeverfahren in Polen werden in der Regel in polnischer Sprache durchgeführt, was zur Folge hat, dass alle Unterlagen, die von deutschen Bietern eingereicht werden, in polnischer Übersetzung vorliegen müssen.
Eine beeidigte Übersetzung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, der Bieter muss ein übersetztes Dokument lediglich für die Richtigkeit gegenzeichnen.
2.2. Richtigkeit
Eine Kopie bzw. eine Übersetzung für die Richtigkeit gegenzuzeichnen bedeutet, dass der Bieter die Übereinstimmung des vorgelegten Dokumentes mit dem Original in Eigenverantwortung erklärt.
Sie leisten die Gegenzeichnung in polnischer Sprache, indem Sie auf jeder einzelnen Seite des Dokumentes folgende Formel eintragen:
za zgodność z oryginałem
und diese mit Ihrer lesbaren Unterschrift versehen.
Achten Sie dabei darauf, dass die Unterschrift von einer vertretungsberechtigten Person geleistet wurde und dass die Vertretungsberechtigung aus anderen, dem Angebot beigefügten Unterlagen (z.B. Handelsregisterauszug bzw. eine gesonderte Bevollmächtigung) eindeutig hervorgeht.
2.3. Original/Kopie
Der Auftraggeber bestimmt, welche Unterlagen im Original vorzulegen oder als Kopie eingereicht werden können.
Meistens zwingend im Original werden Bank- bzw. Versicherungsgarantien sowie Vollmachten und Konsortienverträge gefordert, bei anderen Unterlagen reichen in der Regel Kopien aus.
Sollten Sie bei Ihren Unterlagen Kopien verwenden, so müssen diese für die Richtigkeit gegen gezeichnet werden.
3. Ein auffälliges Merkmal polnischer Ausschreibungen ist die Forderung einer Bieterkaution (Vadium).
3.1. Sicherheitsleistung (VADIUM)
Über die rechtlichen Vorschriften für die Sicherheitsleistung lesen Sie bitte in unserem Merkblatt „Öffentliches Vergaberecht in Polen“.
Sollten Sie die Bietergarantie in Form von Geld (Überweisung) einreichen, so ist dabei darauf zu achten, dass Sie Ihren Angebotsunterlagen einen Überweisungsbeleg beifügen müssen und dass der Betrag bereits bis Ablauf der Angebotsfrist auf dem Konto des Auftraggebers eingegangen sein muss.
Sollten Sie die Überweisung in Deutschland vornehmen, so müssen Sie sich bei Ihrer Hausbank unbedingt über eventuelle Kursschwankungen sowie Gebühren für den internationalen Geldtransfer erkundigen. Ein beim Auftraggeber eingegangener, zu geringer Betrag, führt zum Ausschluss des Angebotes vom Verfahren.
3.2. Anforderungen an eine Bank- bzw. Versicherungsgarantie
Die polnischen Auftraggeber stellen an die Form und Inhalte der Bank- und Versicherungsgarantien festgelegte Anforderungen. Diese werden meistens im Original gefordert und müssen für den Zeitraum von Angebotsabgabe bis zur Ablauf der Bindefrist gültig sein.
Die Zusage der Garantie muss Folgendes beinhalten:
- Name des Auftragnehmers
- Name des Auftraggebers
- Name des Garanten mit Angabe seines Sitzes
- Name des Verfahrens, für die Garantie ausgestellt wird
- Bezeichnung der Garantieforderung
- Höhe der Garantie
- Gültigkeitsdatum der Garantie (vom Abgabetermin bis zur Ablauf der Bindefrist)
- Erklärung, dass die Garantie unwiderrufbar ist
- Erklärung, dass die Zahlung der Bietergarantie gemäß der in den Verdingungsunterlagen beinhalteten Bestimmungen bereits nach der ersten schriftlichen Aufforderung des Auftraggebers bedingungslos und ohne Einwände seitens des Garanten erfolgte
1.1. Erklärung des Bieters nach Art. 22 und 24 des Vergabegesetzes
Hierbei handelt es sich um die Erklärung der Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde ihres Unternehmens. Gleichzeitig bestätigen Sie mit dem Ausfüllen der Erklärung, keinerlei Straftaten begangen zu haben, die einen Ausschluss aus einem Vergabeverfahren nach sich ziehen würden.
In den meisten Verdingungsunterlagen finden Sie bereits ein fertiges
Formular, das Sie nur auszufüllen brauchen. Falls es nicht der
Fall sein sollte, müssen Sie eine solche Erklärung in jedem
Fall beilegen und können dabei zwei von der ABST vorbereitete Formulare
in polnischer Sprache mit deutscher Übersetzung (Erklärung
nach Artikel
22 und Artikel
24) verwenden.
1.2. Referenzliste
Damit der Bieter dem Auftraggeber gegenüber seine Erfahrungen und Kenntnisse, die für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags notwendig sind, nachweisen kann, fordert das polnische Vergabegesetz das Vorlegen einer Referenzliste.
Diese muss u.a. folgende Angaben beinhalten:
- Wert und Umfang des Auftrags
- Ausführungsfristen
- Angaben (Anschrift, Telefon, Fax evtl. E-Mail Adresse) zu früheren Auftraggebern.
Achten Sie dabei darauf, dass die von Ihnen aufgelisteten Leistungen der Art und dem Wert des Auftrags entsprechen, an dem Sie sich beteiligen möchten.
In den meisten Verdingungsunterlagen finden Sie bereits ein fertiges Formular, das Sie nur auszufüllen brauchen. Falls es nicht der Fall sein sollte, müssen Sie eine eigenständig erstellte Referenzliste in jedem Fall beilegen und können dabei das von der ABST vorbereitete Formular verwenden.
Darüber hinaus werden in Polen zusätzlich zu den Referenzlisten Erklärungen früherer Auftraggeber über eine ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags gefordert. Achten Sie darauf, dass diese Nachweise folgende Angaben beinhalten:
- Ihren Namen und Ihre Anschrift
- Wert und Umfang des Auftrags
- Ausführungsfristen
- Erklärung, dass Ihre Leistung ordnungsgemäß ausgeführt wurde.
Zeitraum der Referenzleistungen:
Bei Aufträgen im Liefer- und Dienstleistungsbereich werden Referenzleistungen aus den letzten 3 Tätigkeitsjahren gefordert. Bei Bauleistungen erstreckt sich dieser Zeitraum auf 5 Jahre.
1.3. Auszug aus dem Handelsregister
Um dem Auftraggeber nachzuweisen, dass Sie für die Ausführung entsprechender Leistungen gesetzlich berechtigt sind, müssen Sie einen Nachweis Ihrer gewerblichen Tätigkeit vorlegen. Ein Standarddokument hierzu ist der Auszug aus dem Handelregister.
Achten Sie darauf, dass jegliche Unterschriften in Ihrem Angebot von einer vertretungsberechtigten und im Handelsregister genannten Person geleistet werden.
Denken Sie daran, dass auch bei Gewerbeformen, die zur Eintragung im Handelsregister nicht verpflichtet sind (z.B. Einzelgewerbe), von den polnischen Vergabestellen eine Bescheinigung Ihrer gewerblichen Tätigkeit gefordert wird, z.B. vom Gewerbeamt oder von der zuständigen Handwerks- bzw. Industrie- und Handelskammer.
Gültigkeit: Nicht älter als 6 Monate
1.4. Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) 3
für alle im Handelsregister als vertretungsberechtigt genannte Personen
Um nachzuweisen, dass die für das Unternehmen vertretungsberechtigten
Personen im Laufe ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit nicht gegen
gesetzliche Regelungen verstoßen haben (siehe Art der gemeinten
Vergehen im Artikel
24 Abs. 1, Ziff. 4-8), wird von polnischen Vergabestellen eine Auskunft
aus dem zuständigen Strafregister gefordert. Vergleichbarer deutscher
Nachweis ist hierzu der Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR)
3, der von jeder natürlichen Person persönlich bei dem
für sie zuständigen Einwohnermeldeamt beantragt werden kann
und 13,00 EUR pro Person kostet.
Gültigkeit: Nicht älter als 6 Monate
1.5. Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) 4
für Ihr Unternehmen
Um nachzuweisen, dass ein Unternehmen im Laufe seiner wirtschaftlichen
Tätigkeit nicht gegen gesetzliche Regelungen verstoßen hat
(siehe Art der gemeinten Vergehen Artikel
24 Abs. 1, Ziff. 9), wird von polnischen Vergabestellen eine Auskunft
aus dem zuständigen Strafregister gefordert. Vergleichbarer deutscher
Nachweis ist hierzu der Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR)
4, der von juristischen Personen beim zuständigen Gewerbeamt
(z.B. Stadtverwaltung) beantragt werden kann.
Kosten je Auszug - 15,00 EUR.
Gültigkeit: Nicht älter als 6 Monate
1.6. Bescheinigung über Kreditwürdigkeit
Um nachzuweisen, dass das Unternehmen sich in einer finanziellen und
wirtschaftlichen Lage befindet, die ihm die Ausführung des Auftrags
erlaubt, fordert der polnische Gesetzgeber eine Auskunft über die
vorhandenen finanziellen Mittel bzw. über die Kreditwürdigkeit
des Unternehmens. Diese Auskunft bekommen Sie bei Ihrer Hausbank, wobei
Sie auf die Mindestanforderungen der polnischen Vergabestellen achten
sollten, die wir Ihnen in einem Beispiel
zur Verfügung stellen.
1.7. Nachweis der Haftpflichtversicherung
Von polnischen Auftraggebern wird ein Haftpflichtversicherungsnachweis, der in Deutschland üblichen Form, in der Regel akzeptiert. Achten Sie jedoch darauf, dass bei zahlreichen Verfahren der Auftraggeber eine bestimmte, und dem Auftragswert angemessene Höhe, fordert.
Gültigkeit: Nicht älter als 3 Monate
1.8. Unbedenklichkeitsbescheinigung
Um nachzuweisen, dass der Bieter den gesetzlichen Forderungen bezüglich Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß nachgeht, wird von polnischen Auftraggebern ein entsprechender Nachweis des Finanzamtes und der Krankenkassen gefordert. Die in Deutschland übliche Form dieser Unterlagen findet in Polen die erforderliche Anerkennung.
Gültigkeit: Nicht älter als 3 Monate